Ordinare su WhatsApp con un messaggio vocale? È una pessima abitudine (e anche poco rispettosa)

Negli ultimi anni WhatsApp è diventato uno dei canali preferiti per effettuare ordini, richiedere informazioni e comunicare con negozi e aziende. È veloce, pratico e immediato. Ma c’è un’abitudine che continua a creare problemi a chi lavora: inviare un messaggio vocale per fare un ordine.

Può sembrare una scorciatoia, ma nella realtà è spesso il modo meno efficiente e meno educato per comunicare con un’attività commerciale.

Un ordine non è una chiacchierata

Quando un cliente invia un vocale dicendo:

“Ciao, allora… senti… mi servirebbero quelle cose che avevo preso l’altra volta… aspetta che ci penso… ah sì, anche due confezioni di quelle grandi…”

chi riceve il messaggio deve:

• ascoltare tutto il vocale fino alla fine;
• riascoltare i passaggi poco chiari;
• prendere appunti;
• interpretare eventuali dubbi o dimenticanze;
• trascrivere manualmente l’ordine nel gestionale.

Un messaggio scritto, invece, permette di leggere le informazioni in pochi secondi, copiarle se necessario e verificare immediatamente eventuali errori.

I vocali fanno perdere tempo

Molti pensano che registrare un audio sia più veloce che scrivere.

Per chi lo invia, forse sì.

Per chi lo riceve, quasi mai.

Un messaggio scritto di quattro righe può essere letto in dieci secondi. Un vocale della stessa durata può richiedere uno o due minuti di ascolto, magari con pause, ripetizioni e rumori di sottofondo.

Moltiplicate questo tempo per decine di clienti ogni giorno e capirete quanto diventi un problema organizzativo.

Non sempre è possibile ascoltare un audio

Chi lavora in negozio, in magazzino o in ufficio potrebbe essere:

• con un altro cliente;
• al telefono;
• in riunione;
• in un ambiente rumoroso;
• senza cuffie.

Un messaggio scritto può essere letto in qualsiasi momento e in qualsiasi situazione. Un vocale, invece, spesso costringe ad aspettare il momento giusto per essere ascoltato.

Il risultato? Anche la risposta arriverà più tardi.

Gli errori aumentano

Gli ordini dovrebbero contenere informazioni precise:

• prodotti;
• quantità;
• misure;
• colori;
• indirizzi di consegna.

Quando queste informazioni vengono comunicate a voce, è molto più facile fraintendere un numero, dimenticare un dettaglio o interpretare male una richiesta.

Un semplice messaggio scritto riduce drasticamente il rischio di errori.

È una questione di rispetto reciproco

Inviare un vocale significa delegare all’altra persona il lavoro di ascoltare, interpretare e trascrivere ciò che avremmo potuto scrivere noi stessi.

Quando si comunica con un’azienda, è buona norma cercare di facilitare il lavoro di chi ci sta dedicando tempo.

Un ordine scritto dimostra attenzione, chiarezza e rispetto.

Quando il vocale ha senso?

Naturalmente ci sono eccezioni.

Se bisogna spiegare un problema complesso, descrivere un difetto di un prodotto o raccontare una situazione particolare, un messaggio vocale può essere utile.

Ma per ordinare cinque prodotti con relative quantità, il testo rimane la soluzione migliore.

Un piccolo gesto che migliora il servizio

Se desideri ricevere una risposta più rapida, evitare errori e aiutare chi gestisce il tuo ordine, il consiglio è semplice:

scrivi l’ordine.

Bastano poche righe:

• prodotto;
• quantità;
• eventuali varianti;
• informazioni utili.

Ci vorranno forse trenta secondi in più rispetto a registrare un vocale, ma farai risparmiare molto tempo a chi deve preparare il tuo ordine.

E probabilmente lo riceverai anche prima.

In conclusione

WhatsApp è uno strumento straordinario per comunicare con le aziende, ma come ogni strumento funziona meglio quando viene usato nel modo giusto.

I messaggi vocali non sono il male assoluto. Semplicemente non sono lo strumento adatto per effettuare un ordine.

Scrivere è più chiaro, più veloce, più preciso e, soprattutto, è un gesto di rispetto verso chi ogni giorno lavora per offrirti un servizio efficiente.